Entreprises : les durées légales de conservation de vos documents

Documents civils et commerciaux

Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise doivent être conservés pendant 5 ans.
Les déclarations en douane doivent être conservés pendant 3 ans.
Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.
Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison... doivent être conservés 10 ans.

Documents et pièces comptables

Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.

Documents fiscaux

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [...] ».

Cela concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.

Documents sociaux

Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.
Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans.
Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant 3 ans.
Les sanctions en cas de non conservation de vos documents
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions. Notamment pour la non conservation des documents fiscaux ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

Facturation : nouvelles mentions obligtoires

Deux nouvelles mentions obligatoires doivent figurer sur les factures à compter du 1er octobre 2019 :

L’adresse de facturation et le numéro du bon de commande devront désormais figurer sur les factures.
Les factures devront comporter deux nouvelles mentions obligatoires :

- outre l’adresse des parties (le siège social du vendeur et le siège social ou le domicile de l’acheteur), l’adresse de facturation si elle est différente,

- le numéro de bon de commande lorsqu’il aura été préalablement établi par l’acheteur.

ATTENTION : Désormais les factures devront être délivrées « dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services » et non plus au plus tard le jour de la livraison s’agissant d’une vente, et au plus tard le jour de l’exécution s’agissant d’une prestation de services.

Une amende administrative

En cas d’absence de facturation/ défaut d’une mention obligatoire, l’amende sera d’un montant maximal de 75 000 € pour une personne physique et de 375 000 € pour une personne morale (une société, une association).

Cette amende sera désormais systématique et plus facile à prononcer par l’autorité administrative chargée de la concurrence et de la consommation.

Ordonnance n° 2019-359 du 24 avril 2019, JO du 25.04.19

Heures supplémentaires, mode d’emploi

Toute heure de travail effectuée au-delà de la durée légale hebdomadaire fixée à 35h (ou de la durée considérée comme équivalente), est comptabilisée comme une heure supplémentaire.

Dans le secteur privé, tous les salariés peuvent faire des heures supplémentaires,
excepté :
• le salarié en forfait annuel en jours
• le cadre dirigeant de l’entreprise.

Qui décide des heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires sont réalisées par le salarié à la demande de l’employeur (via une notification écrite ou orale), ou avec son accord.

Le salarié est dans l’obligation d’effectuer les heures supplémentaires demandées par son employeur, sauf en cas d’abus de droit, par exemple dans le cas où l’employeur n’en a pas informé le salarié assez tôt.

Les limites

Les heures supplémentaires sont calculées par semaine et le salarié qui effectue des heures supplémentaires ne doit pas dépasser la durée maximale hebdomadaire de travail. Soit l’équivalent de :
• 10 h par jour
• 48 h par semaine (sauf dans ces circonstances exceptionnelles ou ce plafond peut être porté à 60h)
• 44 h par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.

Le contingent annuel

Au-delà de la durée maximale hebdomadaire légale, il existe un « contingent annuel d’heures supplémentaires ». Ce contingent annuel est fixé par la convention ou l’accord collectif de l’entreprise. À défaut de convention ou d’accord, ce contingent annuel est fixé à 220 heures par salarié et par an.

En cas de dépassement, les obligations à la charge de l'employeur sont alors accrues :
• chaque heure supplémentaire effectuée au-delà de ce contingent doit donner lieu à une contrepartie obligatoire en repos (COR)
• l’employeur doit consulter les représentants du personnel avant de demande au(x) salarié(s) d'effectuer des heures en plus.

Les exceptions

Dans certains cas particuliers les heures effectuées en plus de la durée légale ne peuvent pas être comptabilisées dans le contingent annuel :

• lorsque les heures sont effectuées dans un contexte d’urgence, ou lorsqu'une exécution immédiate est nécessaire (organisation de mesure de sauvetage, intervention avant un accident imminent, réparation nécessaire sur les installations ou le bâtiment, etc.)
• lorsque les heures effectuées donnent droit à un repos compensateur équivalent.

Les compensations

• La rémunération à taux majoré

Toute heure supplémentaire ouvre droit à une rémunération plus favorable pour le salarié (ou à un repos compensateur équivalent à la majoration, voir ci-dessous).
Plus précisément, il existe plusieurs taux de majoration des heures supplémentaires, fixés par convention ou accord collectif d'entreprise (ou par convention ou accord de branche). Chaque taux est au minimum fixé à 10%.
En l’absence d'accord ou de convention, les taux de majoration horaire sont fixés à :

- 25 % pour les 8 premières heures supplémentaires travaillées dans la même semaine (pour une durée légale du travail de 35h, de la 36e à la 43e heure)

- 50 % pour les heures suivantes.

• Défiscalisation des heures supplémentaires en 2019

Les lois du 22 et du 24 décembre 2018 mettent en place une exonération de cotisations salariales au titre des heures supplémentaires (et complémentaires pour les salariés à temps partiel) effectuées à compter du 1er janvier 2019. Les rémunérations liées à l’accomplissement de ces heures supplémentaires et complémentaires sont également exonérées d’impôt sur le revenu dans la limite de 5 000 € par salarié et par an.
Les heures supplémentaires au-delà de ce plafond seront en revanche soumises à l'impôt.

• Le repos compensateur

La rémunération des heures supplémentaires peut être remplacée, pour tout ou partie, par un repos compensateur équivalent et définie par convention ou accord. La durée de ce repos est alors équivalente à la rémunération majorée. Par exemple, une heure supplémentaire payée à un taux majoré de 50 % donne lieu à un repos compensateur équivalent (soit 1h30).

• La contrepartie en repos (COR)

En plus des majorations salariales et du repos compensateur, toute heure supplémentaire accomplie au-delà du contingent annuel donne lieu à une contrepartie obligatoire en repos (COR).

Les modalités d’application de la COR sont définies par accord collectif. À défaut d’accord collectif, la COR est fixée à 50 % des heures supplémentaires accomplies au-delà du contingent annuel pour les entreprises de 20 salariés au plus et, pour les entreprises de plus de 20 salariés, à 100 % de ces mêmes heures.

ATTENTION : dates limites de la déclaration des revenus en 2019

Déclaration en ligne sur impots.gouv.fr : date limite entre le 21 mai et 4 juin selon la situation géographique

Les dates limites de déclaration en ligne varient en fonction du département de résidence au 1er janvier 2019. Elles sont réparties sur trois zones :

Vous résidez dans le département numéroté :
du 01 au 19 (zone 1) et non-résidents
La date limite de déclaration en ligne est fixée au :
mardi 21 mai 2019 à minuit

Vous résidez dans le département numéroté
du 20 au 49 (zone 2)
La date limite de déclaration en ligne est fixée au :
mardi 28 mai 2019 à minuit

Vous résidez dans le département numéroté :
du 50 au 974/976 (zone 3)
La date limite de déclaration en ligne est fixée au :
mardi 4 juin 2019 à minuit

Il n’est plus possible de faire la déclaration papier prévue en cas d'impossibilité à le faire en ligne. Le délai expirait jeudi 16 mai 2019 à minuit (y compris pour les résidents français à l'étranger), le cachet de la Poste faisant foi.

L’actualité au 20 mai 2019

La lettre recommandée électronique

Figurant dans le Code des postes et communications électroniques (CPCE), de nouvelles règles sont applicables à la lettre recommandée électronique (LRE) depuis janvier 2019.

 Elle est définie précisément (CPCE art. L 100, et R 53-2 s.) :
- l’expéditeur reçoit une preuve du dépôt électronique de l’envoi de la LRE du prestataire ;
- le destinataire est informé par le prestataire et par voie électronique, qu’une LRE lui est destinée et qu’il peut l’accepter ou non pendant 15 jours à compter du lendemain de l’envoi de cette information (l’expéditeur ne lui est pas indiqué) ;
- si le destinataire accepte la LRE, elle lui est transmise ;
- s’il la refuse ou ne la réclame pas, le prestataire met à la disposition de l’expéditeur, au plus tard le lendemain de l’expiration du délai de 15 jours, une preuve du refus (avec date et heure de celui-ci) ou de la non-réclamation.
Avec des délais. L’expéditeur a accès à ces informations pendant 1 an, et les preuves de l’expédition, de l’acceptation, du refus ou de la non-réclamation de la LRE doivent être conservées par le prestataire pendant au moins 1 an.
Les effets. L’envoi recommandé électronique équivaut à l’envoi par lettre recommandée avec AR dès lors qu’il est conforme aux exigences des textes. La vérification de l’identité des expéditeur et destinataire de la lettre appartient au prestataire de services (CPCE art. R 53-1).
En pratique : lorsque le destinataire n’est pas un professionnel, il faut obtenir son accord préalable à la réception d’une LRE. Il est possible de prévoir à l’avance l’accord de principe du co-contractant mais ne pas l’insérer dans le contrat pour éviter d’avoir à modifier le contrat au cas où le co-contractant changerait d’avis.

L’actualité au 17 mai 2019

La loi Pacte autorisera tout associé à consentir des avances en compte courant d'associé d’une SCI

Jusqu’à présent, les sociétés civiles, les SARL et les sociétés par actions (sociétés anonymes, sociétés par actions simplifiées et sociétés en commandite par actions) ne pouvaient recevoir à titre habituel des avances en compte courant de leurs associés, actionnaires ou associés commanditaires que si ceux-ci détenaient au moins 5 % de leur capital (C. mon. fin. art. L 312-2).
Afin de favoriser le financement des entreprises, la loi Pacte supprime la condition de détention du capital imposée à ces associés (Loi art. 76).
La loi Pacte a été votée définitivement le 11 avril mais n'a pas encore été publiée.

L’actualité au 16 mai 2019

La désignation du bénéficiaire d’assurance-vie par testament peut être modifiée par simple avenant

La modification du bénéficiaire d’un contrat d’assurance sur la vie peut intervenir par voie d’avenant au contrat, sans qu’il soit nécessaire de respecter un parallélisme des formes entre la voie choisie pour la désignation initiale, un testament en l'espèce, et celle retenue pour la modification.
La Cour de cassation juge que la modification des bénéficiaires peut intervenir soit par voie d’avenant au contrat, soit en remplissant les formalités édictées par l’article 1690 du Code civil (relatif à la cession de droit autre qu’une créance), soit par voie testamentaire (C. ass. art. L 132-8) sans qu’il soit nécessaire de respecter un parallélisme des formes entre la voie choisie pour la désignation initiale et celle retenue pour la modification.